展示会・セミナーで資料が足りない！緊急増刷の対応方法【完全マニュアル】

展示会やセミナーは事前準備が大切ですが、どんなにしっかり準備していても、当日に「資料が足りない！」ということはあります。思ったよりもお客さんがたくさん来てくれたり、急に関係者が参加したり、配布ミスで足りなくなったり…。現場で気づいた時の焦りは、イベント担当者なら誰でも経験あると思います。

こんな時、混乱せずに素早く対応できるかどうかで、イベントの成功が決まります。今回は、展示会・セミナー当日に資料不足に気づいた時の対応方法を、ステップごとにわかりやすくご紹介します。

MBE関内店は神奈川・東京エリアで30年間、たくさんの緊急印刷に対応してきました。その経験をもとに、現場で実際に使えるノウハウをお伝えします。慌てている時こそ、手順を整理して順番に進めることが大切です。

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まずやること（内容最小化/モノクロ片面で確実に）

資料が足りないことに気づいたら、まずは落ち着いて現状を整理することが一番大切です。パニックになっても何も始まりません。まずは一呼吸置いて、次の手順で状況を把握しましょう。

ステップ1：今どのくらい足りないのか数える

まずは今手元にある資料を数えて、必要な部数との差を出しましょう。「たぶん○○部くらい足りない」じゃなく、「正確に○○部不足」と数字をはっきりさせることが大切です。それと、イベントが終わるまであと何時間あるかもチェックしましょう。

ステップ2：印刷内容をシンプルにできないか検討

緊急増刷の場合、元の資料とまったく同じものを作る必要はありません。「完璧」よりも「確実に間に合う」ことを優先しましょう。例えばこんな変更ができます。

• カラー印刷からモノクロ印刷への変更
• 両面印刷から片面印刷への変更
• 複雑なレイアウトから文字中心のシンプルなレイアウトへの変更
• 装丁（製本、折り加工等）の省略
• 用紙グレードの変更（上質紙から普通紙等）

ステップ3：印刷会社に連絡する

MBE関内店のような地元の印刷会社は、緊急対応に慣れています。電話する時は、こんな情報を伝えるとスムーズで

1. 必要部数と納期（何時までに必要か）
2. 資料の内容と仕様（ページ数、サイズ、色数等）
3. 受け取り方法（店頭受取 or 配送）
4. 予算の上限

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緊急時は「完璧」よりも「確実」です。モノクロ片面印刷でも、必要な情報が伝わればイベントの目的は達成できます。

配布優先順と暫定版の設計

増刷が決まったら、今手元にある資料をどう配るか作戦を練り直しましょう。限られた資料を効果的に使うために、誰に優先して配るかをはっきりさせておきましょう。

優先順位の設定基準

優先度	対象者	理由
最優先	VIP・重要顧客	ビジネス機会への直接的影響
高	商談予約者	具体的な商談機会の確保
中	業界関係者・メディア	今後の展開への影響
低	一般来場者	情報収集目的の来場者

増刷が上がってくるまでの間、代わりに配る資料を作っておくのも大切です。例えばこんなやり方があります。

• エッセンス版の作成：最重要情報のみを1枚にまとめた簡易版
• QRコード活用：詳細情報へのQRコードを記載した名刺サイズのカード
• デジタル併用：タブレットでの資料閲覧とメール送付の組み合わせ

こうした一時しのぎで、増刷が上がってくるまでの時間を稼ぐことができ、お客さん全員に何らかの情報をお渡しできます。

複数名分の緊急増刷を捌く段取り

展示会やセミナーには、たいてい何人かのスタッフが参加しています。緊急増刷の対応もみんなで手分けして進めることで、より早く確実に解決できます。一人で抱え込まず、チームで対応しましょう。

慌てている時だからこそ、誰が何をするのかをはっきり決めておくことが大切です。こんな役割で分担しましょう。

• 指揮官役：全体の意思決定と最終責任者（通常はイベント責任者）
• 連絡調整役：印刷業者との窓口、社内への報告（営業担当者等）
• 現場維持役：ブース運営の継続、来場者対応（アシスタント等）
• 受取・配送役：増刷物の受取と現場への輸送（機動力のあるスタッフ）

チーム内での情報共有は、LINEグループやSlackなどのリアルタイム通信ツールを活用します。以下の情報を随時更新・共有しましょう。

1. 現在の進捗状況（印刷開始時刻、完了予定時刻等）
2. 変更事項（仕様変更、部数調整等）
3. 現場の状況（来場者数の推移、資料需要の変化等）
4. 次のアクション（誰が何をいつまでに行うか）

一人が増刷対応で手いっぱいになっていても、他のメンバーがブースを継続できるので、イベント全体への影響を最小限に抑えられます。

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名簿/役職/携帯校了での同時進行

複数名での緊急対応では、並行処理能力が成功の鍵となります。単一のタスクを順番に処理するのではなく、複数のタスクを同時並行で進めることで、大幅な時間短縮が可能です。

タスクA：データ準備・校正（担当：デザイン知識のあるスタッフ）
増刷用のデータ準備を行います。この際、以下の作業を並行して進めます。

• 原稿データの簡略化・最適化
• モノクロ変換時の視認性チェック
• 片面印刷用レイアウト調整
• スマートフォンでの簡易校正（画面上での確認）

タスクB：業者調整・手配（担当：営業担当またはイベント責任者）
印刷業者との交渉と手配を並行して行います：

• 複数業者への同時見積依頼
• 納期・価格・品質のバランス交渉
• 受取方法・支払方法の確認
• 緊急連絡先の交換

タスクC：現場統制・来場者対応（担当：アシスタントスタッフ）
ブース運営を継続しながら、状況変化への対応も行います：

• 来場者への状況説明と代替案提示
• VIP来場者の名簿管理と優先対応
• 増刷完了までの時間稼ぎ（デモンストレーション延長等）
• 他ブースとの情報交換（資料融通の可能性確認）

スマートフォンでサッとチェックする方法
今までのチェック方法では、印刷会社とのやりとりに時間がかかりすぎます。緊急時はスマートフォンで簡単チェックしましょう。

1. 写真でチェック：印刷会社が試し刷りを写真で撮って、スマートフォンで送信
2. 電話で修正指示：写真を見た後、修正箇所を電話で直接伝える
3. 3段階チェック：「文字だけ先に確認→レイアウト確認→最終確認」の3ステップ
4. 最終決定権の委譲：現場責任者に最終OK（印刷スタート）の決定権を事前に任せる

この方法により、従来1時間以上かかっていた校正プロセスを15-20分程度に短縮することが可能です。

受取と現場配布のロジスティクス

増刷が完了しても、現場に届かなければ意味がありません。ラストワンマイルの配送（最終目的地への配送）と現場での配布体制こそが、緊急増刷対応の成否を決定する最終段階です。特に展示会場やセミナー会場では、搬入規制や時間制限があることが多いため、事前の情報収集と準備が不可欠です。

増刷完了後の受取方法は、時間・コスト・確実性を総合的に判断して決めましょう。

受取方法	所要時間	コスト	確実性	適用場面
店頭受取	移動時間のみ	交通費のみ	最高	印刷所が近距離にある場合
バイク便（オートバイでの緊急配送）	30分-1時間	高	高	都市部、緊急性が最優先の場合
配送サービス	1-3時間	中	中	中距離、コストバランス重視の場合
直接配送	業者による	低-中	中	大量部数、時間に余裕がある場合

会場搬入の注意点
展示会場やセミナー会場には、独自の搬入ルールが存在します。以下の点を事前に確認し、スムーズな搬入を実現しましょう。

• 搬入時間制限：平日午後、土日などの搬入禁止時間帯の確認
• 搬入経路：指定搬入口、エレベーター利用規則、台車利用可否
• 駐車規制：荷物の積み下ろし可能エリア、駐車時間制限
• セキュリティ：入館証、身分証明書、事前申請の必要性
• 梱包規定：段ボールサイズ制限、重量制限、梱包材（段ボール等）の処理方法

増刷物が到着したら、即座に配布できる体制を整備しておくことが重要です。

1. 開梱・検品：部数確認、印刷品質チェック（5分以内）
2. 仕分け作業：VIP用、一般用、予備の3つに分類
3. 配布開始：優先順位に従った段階的配布
4. 在庫管理：配布数のリアルタイム把握、残部数の監視

「最後の最後で失敗しない」ために、受け取りから配布までに起こりそうなトラブルを事前にリストアップして、それぞれの対応策を考えておくことが大切です。

📞 配送・受取についてのご相談も承ります

緊急増刷で配布が完了した後も、こんなフォローを忘れずにしましょう。

• 配布できなかった来場者への後日郵送対応
• デジタル版資料のメール送付
• 今回の緊急対応で得られた連絡先への感謝メッセージ
• 次回イベントでの改善点の記録と共有

こうしたフォローで、緊急事態をきっかけに、かえってお客さんとの関係を深めることもできます。

まとめ

展示会・セミナー当日の緊急増刷対応は、事前の準備と当日の落ち着いた判断、そしてチームワークが成功のカギです。ここでご紹介した手順を参考に、大切なポイントをもう一度確認しておきましょう。

1. 初期対応の重要性
慧てずに、現状把握→印刷内容のシンプル化→印刷会社への連絡という順番で落ち着いて対応することで、最短時間で解決できます。「完璧」よりも「確実」を優先することが大切です。

• VIP：Very Important Person（重要顧客・来賓）
• ロジスティクス：物流・配送の計画と管理
• 校了：印刷前の最終確認完了（「こうりょう」と読みます）

2. チーム戦による効率化
何人かで役割分担して同時に作業を進めることで、増刷対応をしながらもイベントを継続できます。スマートフォンで簡単チェックすることで、今までのチェック時間を大幅に短縮できます。

3. ロジスティクスの綿密な計画
印刷ができてから現場で配布するまで「最後の最後で失敗しない」ために、会場のルールを事前に確認して、配布体制を整えておくことが必須です。

4. 地域密着型印刷業者の活用
MBE関内店のような地元の印刷会社は、緊急対応の経験が豊富で、柔軟に対応してくれます。普段から関係を作っておくことで、いざという時にも安心して依頼できます。

緊急事態は誰にでも起こり得ますが、しっかり対応できれば、かえってお客さんとの関係が深まったり、チームの結束力が高まったりすることもあります。このマニュアルを参考に、次回のイベントに向けた準備を進めてください。

資料不足というピンチを乗り越えることで得られる経験と信頼は、きっと今後のビジネスにとって大きな財産になるでしょう。

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