【2025年最新】最新テクノロジーと複合機の進化｜AI・クラウド・IoT対応で業務効率化 – MBE関内店

現代のビジネス環境において、複合機は単なる印刷・コピー・スキャン機能を提供する機器から、高度なテクノロジーを搭載したスマートなビジネスパートナーへと大きく進化を遂げています。

AI（人工知能）、クラウド技術、IoT（モノのインターネット）などの最新テクノロジーの導入により、複合機は従来の枠を超えた多機能性と利便性を実現し、オフィスワークの効率化に大きく貢献しています。

近年、働き方改革やDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進により、企業は業務プロセスの見直しと効率化を迫られています。このような状況下において、複合機の技術革新は企業の生産性向上と競争力強化に直結する重要な要素となっています。

本記事では、最新テクノロジーが複合機にもたらす変化と、それがビジネスに与える影響について詳しく解説いたします。

複合機の最新テクノロジー

現代の複合機には、従来の印刷・コピー・スキャン・FAX機能に加えて、数多くの最新テクノロジーが搭載されています。これらの技術革新により、複合機は単純な出力機器から、オフィス全体の業務効率を向上させる総合的なソリューションへと変わりつつあります。

セキュリティ面では、生体認証技術の導入が進んでいます。指紋認証や静脈認証システムにより、重要な文書の印刷やスキャンに対する厳格なアクセス制御が可能となりました。これにより、情報漏洩リスクを大幅に削減し、企業のコンプライアンス体制を強化できます。

また、処理能力の向上も著しく、従来比で2倍から3倍の高速処理を実現するモデルも登場。大容量文書の処理や複雑な画像処理も短時間で完了し、業務の待ち時間を大幅に短縮できます。

さらに、省エネルギー技術の進歩により、高性能でありながら電力消費量を従来比で30％以上削減する機種も開発されており、環境負荷の軽減とランニングコストの削減を同時に実現しています。

また、タッチパネルは、スマートフォンやタブレットと同様の直感的な操作が可能となり、従来に比べ、複雑な設定や機能の利用が簡単になりました。10インチを超える大型カラータッチパネルを搭載したモデルでは、プレビュー機能やドラッグ&ドロップ操作が可能で、従来のボタン操作では実現できなかった使いやすさを提供しています。

AI搭載複合機の機能

AI技術の複合機への導入は、オフィス業務に革命的な変化をもたらしています。機械学習アルゴリズムを活用した文書認識技術により、複合機は単純にスキャンするだけでなく、文書の内容を理解し、適切な処理を自動的に実行できるようになりました。

文字認識（OCR）技術

文字認識（OCR）技術の精度向上は特に顕著で、手書き文字や複雑なレイアウトの文書でも99％以上の認識精度を実現しています。これにより、紙文書をデジタル化する際の後処理作業が大幅に削減され、ペーパーレス化の推進が加速しています。また、多言語対応により、グローバル企業での文書処理効率も向上しています。

予測保守機能

AI複合機の重要な特徴です。機器の稼働状況や部品の消耗状態をリアルタイムで監視し、故障が発生する前に適切なメンテナンスタイミングを予測します。これにより、突然の機器停止による業務への影響を最小限に抑え、メンテナンスコストの最適化も実現できます。

パーソナライゼーション機能

AIは使用パターンの学習により、個々のユーザーの利用傾向を把握し、最適な設定を自動的に提案します。例えば、特定のユーザーが頻繁に使用する印刷設定やスキャン形式を記憶し、次回からワンタッチで同じ設定を適用できます。このようなパーソナライゼーション機能により、日常業務の効率性が大幅に向上します。

音声コマンドによる操作

音声認識技術を搭載したモデルでは、音声コマンドによる操作も可能となっています。「Aプロジェクトの資料を印刷して」といった自然言語での指示に対応し、ハンズフリーでの操作が実現されています。これは、作業中に手が塞がっている状況や、身体的制約のあるユーザーにとって特に有効な機能です。

クラウド連携型コピー機

クラウド技術の普及による連携

複合機もクラウドサービスとの連携機能を大幅に強化しています。Google Workspace、Microsoft 365、Dropbox、Box などの主要クラウドストレージサービスとの直接連携により、文書の保存・共有・編集プロセスが劇的に簡素化されています。

従来は、スキャンした文書をいったんパソコンに保存してからクラウドにアップロードする必要がありましたが、最新のクラウド連携型複合機では、スキャンと同時に指定したクラウドフォルダへ直接保存が可能です。

さらに、OCR処理による文字認識も同時に実行され、検索可能なPDFファイルとして保存されるため、後からの文書検索も容易になります。

リモートワークの普及によるセキュリティ管理

オフィス外からの複合機利用ニーズも高まっています。クラウド連携機能により、自宅や外出先から印刷ジョブを複合機に送信し、オフィスに到着したタイミングで印刷を実行することが可能です。セキュリティ面では、暗号化通信とユーザー認証により、機密性の高い文書も安全に扱えます。

クラウドベースの管理システムにより、複数拠点の複合機を一元管理できるようになりました。各拠点の使用状況、トナー残量、エラー情報などをリアルタイムで把握し、効率的な運用管理が実現されています。これにより、管理者の負担軽減とコスト最適化が同時に達成されます。

モバイルデバイスとの連携の強化

スマートフォンやタブレットから直接印刷・スキャン操作が可能です。専用アプリを使用することで、写真の印刷、文書のスキャン、ファクス送信など、様々な操作をモバイルデバイスから実行できます。外出先で受け取った重要な文書を即座にオフィスにファクス送信するといった使い方も可能になっています。

スマートオフィス複合機の活用法

スマートオフィス構想において、複合機は中核的な役割を担っています。IoT技術により他のオフィス機器との連携が強化され、オフィス全体の効率化と自動化が実現されています。最新のスマート複合機は、単独の機器としてではなく、オフィスエコシステムの一部として機能しています。

会議室の予約システムとの連携

会議資料の自動印刷サービスが実現されています。会議室の予約と同時に必要な資料が自動的に印刷され、会議開始前に準備が完了します。参加者の人数に応じた部数の調整や、個人向けの資料と共有資料の自動仕分けも可能です。

勤怠管理システムとの連携

ICカードを使用した出退勤記録と同時に、個人向けの印刷物を自動的に出力する機能も提供されています。朝の出社時に、その日必要な書類や個人宛ての文書が自動的に印刷され、デスクで待機している状態を実現できます。

環境制御システムとの連携

複合機の稼働状況に応じたオフィス環境の最適化も行われています。大量印刷時の発熱を考慮した空調制御や、使用頻度の低い時間帯での省エネモード自動切り替えなど、オフィス全体のエネルギー効率向上に貢献しています。

ワークフローの自動化

複合機で受信したファクスや郵送物のスキャンデータを、AI技術により自動分類し、適切な担当者へのメール転送や、業務システムへの自動登録が可能になっています。これにより、従来は人手に依存していた文書仕分け作業が自動化され、人的ミスの削減と処理時間の短縮が実現されています。

複合機から収集される利用データ分析

オフィス内の業務パターンの可視化も可能です。印刷・コピー・スキャンの時間別・部署別利用状況を分析し、ピーク時間の分散や機器配置の最適化に活用されています。これらのデータは、オフィスレイアウトの改善や働き方改革の推進にも役立てられています。

ペーパーレス時代の複合機の役割

ペーパーレス化の推進が企業の重要課題となる中、複合機の役割は「紙を出力する機器」から「紙をデジタル化する機器」へと大きく変化しています。最新の複合機は、この変化に対応するため、高度なデジタル化機能と文書管理機能を搭載しています。

高精度スキャン機能により、契約書や図面などの重要な紙文書を、原本と遜色ない品質でデジタル化できます。600dpi以上の高解像度スキャンと、色調補正機能により、古い文書や薄い文字で書かれた文書でも鮮明にデジタル化が可能です。また、両面自動読み取り機能により、大量の文書を効率的にデジタル化できます。

メタデータの自動付与機能も重要な特徴です。スキャン時に文書の種類、作成日、キーワードなどのメタデータを自動的に抽出・付与し、後からの検索性を大幅に向上させています。AIによる文書分類機能により、請求書、契約書、報告書など、文書の種類に応じた自動仕分けも実現されています。

法的要件への対応も強化されており、電子帳簿保存法に準拠した文書管理機能を提供しています。タイムスタンプの自動付与、改ざん検知機能、長期保存対応など、法的な要求事項をクリアするための機能が充実しています。これにより、企業は安心してペーパーレス化を推進できます。

一方で、完全ペーパーレス化が困難な業務分野では、必要最小限の印刷を効率的に行う機能も重要です。オンデマンド印刷機能により、必要な時に必要な分だけを印刷し、無駄な印刷物の削減を実現しています。また、印刷前のプレビュー機能や、印刷ミスを防ぐための確認機能により、無駄な印刷を防止しています。

さらに、環境負荷軽減への取り組みとして、使用済み用紙のリサイクル支援機能も提供されています。機密文書の自動シュレッダー機能や、リサイクル可能な用紙の種類判別機能など、環境に配慮した機能が搭載されています。これらの機能により、企業の環境経営と業務効率化を同時に支援しています。

IoT対応のシャープ複合機

シャープの複合機は、IoT技術の活用において業界をリードする存在として注目されています。同社の「SHARP OSA（Open System Architecture）」プラットフォームにより、サードパーティアプリケーションとの柔軟な連携が可能で、企業固有のニーズに応じたカスタマイズが実現されています。

シャープ独自の「COCORO OFFICE」サービスでは、AI技術を活用した予防保全と利用状況分析を提供しています。複合機から収集される稼働データをクラウドで分析し、故障予測、消耗品交換時期の最適化、利用パターンの可視化などを実現しています。これにより、ダウンタイムの最小化とメンテナンスコストの削減が達成されています。

セキュリティ面では、シャープ独自の「Data Security Kit」により、高度な情報保護機能を提供しています。データの暗号化はもちろん、HDDの自動上書き消去機能、不正アクセス検知機能などにより、企業の機密情報を多層的に保護しています。また、定期的なセキュリティアップデートにより、新たな脅威にも迅速に対応しています。

エネルギー効率の面では、シャープの省エネ技術「Eco Technology」により、業界トップクラスの省電力性能を実現しています。AI制御による最適な電力管理と、独自の低温定着技術により、従来比で最大50％の省電力化を達成しているモデルもあります。

モバイル連携では、「SHARP Print Service Plugin」により、Android端末から直接印刷が可能です。また、「SHARP Business IM」アプリケーションにより、複合機の状態確認、ジョブ履歴の参照、遠隔操作などが、スマートフォンから実行できます。これらの機能により、オフィス内外を問わず、柔軟な複合機利用が実現されています。

さらに、シャープの複合機は業務アプリケーションとの連携が強力で、Microsoft Teams、Slack、Salesforceなどの主要ビジネスアプリケーションとの直接連携が可能です。例えば、Teamsでのチャット中に共有された文書を、複合機から直接印刷したり、スキャンした文書をTeamsのチャンネルに自動投稿したりできます。

クラウドサービスとの連携では、Amazon Web Services（AWS）やMicrosoft Azureとの認定連携により、エンタープライズグレードのクラウド環境での安全な利用が保証されています。これにより、大企業でも安心してクラウド連携機能を活用できます。

まとめ

最新テクノロジーの進歩により、複合機は従来の概念を大きく超えた多機能・高性能な業務支援システムへと進化を遂げています。AI技術による知的な文書処理、クラウド連携による柔軟なワークスタイル支援、IoT技術による最適化された運用管理など、現代のビジネスニーズに応える様々な機能が実現されています。

特に注目すべきは、複合機が単独の機器として機能するのではなく、オフィス全体のデジタルエコシステムの中核として位置づけられていることです。他のIT機器やクラウドサービスとの連携により、業務プロセス全体の効率化と自動化が実現され、企業の生産性向上に大きく貢献しています。

ペーパーレス化の推進においても、複合機の役割は「紙の出力」から「デジタル化の推進」へと変化し、企業のDX推進を支援する重要なツールとなっています。高精度なデジタル化機能と法的要件への対応により、企業は安心してペーパーレス化を進めることができます。

今後も、5G通信技術の普及、エッジコンピューティングの発展、さらなるAI技術の進歩により、複合機の機能はさらに高度化していくと予想されます。企業においては、これらの技術革新を積極的に活用し、競争力の強化と業務効率の向上を図ることが重要です。最新の複合機技術を適切に導入・活用することで、企業は変化する市場環境に対応し、持続的な成長を実現できるでしょう。

複合機選定の際は、現在のニーズだけでなく、将来的な技術進歩と業務変化を見据えた機種選択が重要です。信頼できるパートナー企業との連携により、最適な複合機ソリューションを導入し、企業の発展に活用していくことをお勧めします。