【2025年最新】複合機・コピー機選びのガイド | 中小企業向け比較と横浜エリアのリース情報 | MBE関内

オフィスの業務効率を大きく左右する複合機・コピー機。適切な機種を選ぶことで、業務の効率化だけでなく、コスト削減や働きやすい環境作りにも貢献します。
この記事では、複合機・コピー機の選び方から、中小企業におすすめの機種、購入時の比較ポイント、ビジネスに役立つ機能、そしてリース契約のメリットまで、総合的に解説します。これからオフィスに複合機を導入しようとお考えの方や、現在お使いの機器の入れ替えを検討されている方にとって、役立つ情報をご提供します。

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オフィスの複合機の選び方

オフィス向け複合機を選ぶ際は、いくつかの重要なポイントを押さえておくことが大切です。
業務内容や組織規模によって最適な機種は異なりますので、以下のポイントを参考に選定しましょう。

月間印刷枚数を把握する

複合機選びの第一歩は、月間の印刷枚数を正確に把握することです。
印刷速度や性能は月間印刷枚数によって選ぶべき機種が変わってきます。月間印刷枚数は以下の式で計算できます。

「1日あたりのコピー枚数（＝従業員数×1人あたりが印刷する枚数）×月間営業日数」

計算した結果より余裕を持った性能の機種を選ぶことをおすすめします。予想以上に印刷業務が発生した場合でも、スムーズに対応できるからです。

業務内容に合わせた機能選び

複合機にはコピー、プリント、スキャン、FAXなどの基本機能に加え、様々な付加機能があります。
必要な機能を見極めることで、過不足のない機種選びができます。

特に注目すべき機能は以下の通りです：

• ネットワーク接続機能: オフィス内の各デスクからデータを送信できる無線LAN対応は、中小規模以上のオフィスでは必須と言えます。
• 省エネモード: 不使用時に自動的にスリープモードに移行する機能や人感センサー機能付きの機種は、電気代の節約に貢献します。
• PC FAX機能: パソコンのデータを直接FAX送信したり、受信したFAXをデータとして確認できる機能は、ペーパーレス化を促進します。
• クラウド連携機能: 請求書や見積書などの印刷業務が多い企業には、クラウドサービスと連携できる機能がおすすめです。

印刷品質とスピード

印刷品質やスピードは業務効率に直結します。
特に資料作成やプレゼン資料など、高品質な印刷が求められる場合は、画質の良さにこだわりましょう。

• レーザープリント式: 業務用の複合機の多くはトナーを使用するレーザープリント式で、安定した印刷品質と高速印刷が可能です。
• 印刷速度: 一般的に印刷速度はA4用紙を1分間に何枚印刷できるかで表されます。小規模オフィスなら毎分20枚程度、中規模以上なら30枚以上の速度があると業務がスムーズに進みます。

導入形態（購入、リース、レンタル）の検討

複合機の導入方法は大きく分けて「購入」「リース」「レンタル」の3種類があります。
それぞれメリット・デメリットがありますので、自社の状況に合わせて選びましょう。

• 購入: 一度の大きな出費で済み、長期間使用する予定なら経済的です。ただし、故障時の修理費用や買い替え時の処分費用がかかります。
• リース: 初期費用を抑えられ、定額の支払いで計画的な資金管理が可能です。保守契約も含まれることが多く、故障時も安心です。
• レンタル: 短期間の利用や試用に適しています。契約期間の縛りが短い分、月額料金はリースより高めです。

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中小企業におすすめのコピー機

中小企業にとって、コスト効率と機能性のバランスが取れた複合機選びが重要です。以下では、中小企業におすすめのコピー機の特徴や選定ポイントを解説します。

中小企業の複合機導入率と選択理由

中小企業においても複合機の導入率は非常に高く、ある調査によれば従業員100人以下の中小企業でも70%以上が複合機を導入しているというデータがあります。これは、複合機がビジネスの効率化に不可欠なツールとして認識されていることを示しています。

中小企業が複合機を導入する主な理由には以下が挙げられます：

1. 多機能性によるオフィス機器の統合
2. ペーパーレス化の推進
3. 業務効率の向上
4. 資料作成や顧客対応の質の向上

中小企業向けのコピー機おすすめ機種

中小企業向けのコピー機を選ぶ際は、コストパフォーマンスと機能性のバランスを重視しましょう。以下のような特徴を持つ機種がおすすめです：

• 中速モデル: 毎分20〜30枚程度の印刷速度を持つ中速モデルは、中小企業のニーズに合致しやすい
• コンパクト設計: オフィススペースを有効活用できるコンパクトな設計の機種
• Wi-Fi対応: ネットワーク環境に簡単に接続できるWi-Fi対応モデル
• 低ランニングコスト: トナー交換頻度や電力消費の少ない省コストモデル

具体的な機種としては、富士フイルムビジネスイノベーションの「ApeosPort C2570」は中小企業での運用に最適なデジタルカラー複合機として評価されています。高い色彩再現力と多機能性を兼ね備え、使いやすさにも定評があります。

中小企業におけるコスト削減のポイント

中小企業にとって、コスト削減は常に重要な課題です。複合機導入においても、以下のポイントを押さえることでコスト削減が可能です：

1. 中古品の検討: 予算に制約がある場合、中古の複合機を検討するのも一つの方法です。新品の10分の1以下の価格で購入できることもあります。ただし、保守期間や部品供給状況は事前に確認しましょう。
   
2. リース契約の活用: 大きな初期投資を避け、月々の固定費として計画的に管理できるリース契約は、キャッシュフローを重視する中小企業に適しています。
   
3. カウンター保守契約の検討: 印刷枚数に応じた料金を支払うカウンター保守契約は、故障やトラブル時の修理費用を心配せずに済むため、安定した運用が可能になります。
   
4. 省エネ機能の活用: 最新の複合機には省エネ機能が充実しています。これらを活用することで、電気代の削減につながります。
   

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複合機を購入する際の比較ポイント

複合機を購入する際には、様々な観点から比較検討することが重要です。ここでは、メーカー比較や機能比較、コスト比較のポイントを詳しく解説します。

主要メーカーの特徴比較

複合機の主要メーカーには、キヤノン、リコー、富士フイルムビジネスイノベーション（旧富士ゼロックス）、京セラ、シャープなどがあります。
各メーカーには独自の特徴があり、ニーズに合わせて選ぶことが大切です。

• シャープ: 家電メーカーとしてのノウハウを活かした使いやすさ、耐久性、デザイン性に優れています。大型液晶パネルによる直感的な操作性と、起動時間の短さが魅力です。
  
• キヤノン: 国内シェア約28%を占める業界トップメーカー。総合的な技術力、信頼性、顧客サポートのバランスに優れています。印刷品質の高さと安定性に定評があります。
  
• リコー: 保守・サポート体制に強みを持ち、官公庁や金融機関にも多く導入されています。クリアな印刷品質と紙詰まりの少なさが特徴です。特にオイルレスカラーのトナーによる広い色再現領域が魅力です。
  
• 富士フイルムビジネスイノベーション: 画質再現性が非常に高く、特に青系統の色の再現性に優れています。故障率の低さとトラブル時の迅速な対応も評価されています。
  
• 京セラ: 技術的優位性があり、ランニングコストの低さが特徴です。耐久性に優れているため部品交換コストが抑えられ、カウンター料金も安く設定されています。
  

機能とコストのバランス

複合機を比較する際は、必要な機能とコストのバランスを見極めることが重要です。以下の視点から比較検討しましょう：

1. 基本性能:
   • 印刷速度（A4用紙の分速）
   • 解像度（dpi）
   • 用紙サイズ対応
   • 給紙容量
     
2. 拡張機能:
   • ネットワーク接続オプション
   • ファイリングシステム
   • セキュリティ機能
   • モバイル連携機能
     
3. コスト:
   • 本体価格またはリース料
   • トナー代などの消耗品費用
   • 保守料金
   • 電力消費量

印刷コストの計算方法

実際の運用コストを正確に把握するためには、1枚あたりの印刷コストを計算することが役立ちます。

1枚あたりの印刷コスト = (トナー価格 ÷ トナー1本あたりの印刷可能枚数) + 電気代 + その他消耗品費

例えば、1本20,000円のトナーで10,000枚印刷できる場合、トナーコストだけで計算すると1枚2円となります。これに電気代や保守料金を加えて総合的なコストを計算します。

中古と新品の比較

予算に制約がある場合、中古の複合機を検討する選択肢もあります。中古と新品を比較する際のポイントは以下の通りです：

• 価格差: 中古品は新品の10分の1以下の価格で購入できることもあります。
• 保証期間: 中古品は保証期間が短いことが多く、故障リスクが高まります。
• 部品供給: メーカーサポートが終了している機種は、故障時に部品が入手できない可能性があります。
• ランニングコスト: トナー代などの消耗品費用は、中古でも新品でも変わりません。
• 最新機能: 新しい技術や省エネ機能は、新品の方が充実しています。

ビジネス用のコピー機の機能

ビジネスシーンで活用できる複合機の主要機能について解説します。生産性向上やコスト削減に貢献する機能を理解し、効果的に活用しましょう。

業務効率を高める主要機能

1. 高速印刷・コピー機能 現代のビジネス用複合機は高速処理が可能で、書類の大量印刷やコピーをスピーディーに行えます。A4用紙なら毎分20〜50枚の処理速度を持つ機種が主流です。印刷待ちの時間を削減し、業務効率の向上に貢献します。
   
2. 自動両面印刷・コピー 用紙の両面に自動で印刷・コピーできる機能は、用紙コストの削減と環境負荷軽減に役立ちます。資料作成時の手間も大幅に削減できるため、ビジネスに不可欠な機能と言えるでしょう。
   
3. 自動原稿送り装置（ADF） 複数ページの原稿を自動でスキャンやコピーできるADF機能は、大量の書類処理に欠かせません。片面・両面スキャンに対応したモデルを選ぶことで、作業効率がさらに向上します。
   

デジタル化を促進する機能

1. 高性能スキャン機能
   紙文書の電子化に欠かせないスキャン機能。最新の複合機では、高解像度スキャンだけでなく、以下のような機能も充実しています：
   • OCR（光学文字認識）機能：スキャンした文書を編集可能なテキストデータに変換
   • ファイル形式の選択：PDF、JPEG、TIFFなど目的に応じた形式での保存
   • スキャン to メール：スキャンしたデータを直接メール送信
     
2. クラウド連携機能
   Google DriveやDropboxなどのクラウドストレージと直接連携できる機能を備えた複合機も増えています。スキャンしたデータをクラウドに直接保存することで、社内外での情報共有がスムーズになります。
   
3. モバイル連携
   スマートフォンやタブレットから直接印刷やスキャンができるモバイル連携機能は、働き方改革や柔軟な業務スタイルに対応するために重要です。主な機能には以下があります：
   • AirPrint（iOS向け）
   • Mopria（Android向け）
   • 専用アプリによる印刷・スキャン
   • NFCによるワンタッチ接続

セキュリティ機能

1. 認証印刷 印刷ジョブを複合機に送信してもすぐには印刷されず、IDやパスワード入力後に印刷される機能です。機密文書の取り扱いに有効で、印刷物の放置による情報漏洩を防ぎます。
   
2. ハードディスク暗号化 複合機内部のハードディスクに保存されるデータを暗号化することで、不正アクセスや盗難時のデータ漏洩リスクを低減します。
   
3. アクセス制限機能 ユーザー認証機能により、特定の機能や操作を制限できます。ICカードや生体認証に対応したモデルもあり、セキュリティレベルを高めることが可能です。
   

省エネ・環境配慮機能

1. 節電モード 未使用時に自動的に電力消費を抑える節電モードは、電気代削減と環境負荷軽減に貢献します。
   
2. 人感センサー 人の接近を感知して自動的にスリープモードから復帰する機能で、待機時間のストレスを軽減しながら省エネを実現します。
   
3. トナーセーブモード 内部文書など高画質が不要な印刷時にトナー使用量を削減できる機能で、消耗品コストの削減に役立ちます。
   

複合機のリース（横浜エリア）

横浜地域での複合機リースについて、地域特性を踏まえた情報とMBE関内店のサービス内容を紹介します。

横浜エリアの複合機リース事情

横浜を含む神奈川県は、多くの企業が集まるビジネス拠点であり、複合機やOA機器のサービス提供業者も充実しています。特に横浜市内では、中小企業から大企業まで様々な規模の会社に対応したリースサービスが展開されています。

横浜エリアでの複合機リースの特徴としては、以下の点が挙げられます：

1. 充実したサポート体制: 大都市圏であるため、故障時の対応やメンテナンスの迅速さが期待できます。
2. 多様な選択肢: 様々なメーカーや機種、リース会社から選択できる環境が整っています。
3. 競争によるサービス向上: サービス提供業者間の競争が活発なため、顧客にとって有利な条件が得られることがあります。

MBE関内店のリースサービスの特徴

MBE関内店は横浜市中区に位置し、OA機器・印刷商品・オフィス関連サービスを提供しています。特に中古コピー機・ビジネスフォンの取り扱いに強みを持ち、神奈川・東京エリアで高いシェアを誇っています。

MBE関内店の複合機リースサービスの主な特徴は以下の通りです：

1. 自社サポート体制: メーカーと自社のハイブリッド対応により、故障やトラブル時にも迅速な対応が可能です。
2. 厳選された中古品: 運営会社であるビーズ情報サービス株式会社の通信機器販売部門が厳選した品質の高い中古品を取り扱っています。
3. 設置工事からメンテナンスまで一貫対応: 他社に依頼を外注せず、プロのエンジニアチームが一貫して対応します。
4. 地域密着型のサービス: 横浜市を中心とした地域に密着したサービス提供で、きめ細かなフォローが受けられます。

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リース契約のメリットとデメリット

複合機をリースで導入する際のメリットとデメリットを理解し、適切な判断をしましょう。

リース契約時の注意点

リース契約を結ぶ際には、以下の点に注意しましょう：

1. 契約期間と総支払額の確認:
   リース期間全体での総支払額を事前に確認し、購入した場合との比較検討を行いましょう。
   
2. 保守契約の内容確認:
   • どこまでが保守に含まれているか（消耗品交換、定期点検など）
   • 対応時間（平日のみか、土日祝も対応可能か）
   • 出張費や技術料の有無
     
3. 解約条件の確認:
   契約途中での解約時の違約金や、契約満了時の条件（自動更新か、機器の引き取りにかかる費用など）を確認しておきましょう。
   
4. 追加オプションの必要性:
   必要以上のオプションを付けていないか、実際に必要な機能は何かを見極めましょう。
   

オフィス機器の選定のポイント

オフィス機器全般の選定において重要なポイントを解説します。複合機に限らず、オフィス機器を選ぶ際の基本的な考え方を理解しましょう。

オフィス機器選定の基本的な考え方

オフィス機器を選定する際の基本的な考え方は、「業務効率の向上」と「コスト削減」のバランスを取ることです。以下の視点から検討することが重要です：

1. 業務フローの把握
   • 現在の業務フローを分析し、どの部分を効率化したいかを明確にする
   • 部署ごとのニーズを把握し、優先順位をつける
   • 将来的な業務拡大や変化も考慮する
     
2. 総所有コスト（TCO）の計算
   • 初期費用だけでなく、維持費や消耗品費、電気代なども含めた総コストを計算
   • 導入効果（時間短縮、人件費削減など）と比較検討
   • 耐用年数を考慮した長期的な視点での評価
     
3. 拡張性と互換性
   • 既存のシステムやソフトウェアとの互換性
   • 将来的な拡張や更新のしやすさ
   • 他のオフィス機器との連携可能性

デジタル化時代のオフィス機器選び

デジタル化やテレワークの普及により、オフィス機器に求められる機能も変化しています。現代のオフィス環境に合った機器選びのポイントを紹介します：

1. クラウド連携機能
   • クラウドストレージやビジネスアプリケーションとの連携
   • リモートアクセス機能
   • データ共有の容易さ
     
2. モバイル対応
   • スマートフォンやタブレットからの操作・印刷
   • 場所を選ばない業務遂行のサポート
   • テレワーク環境との親和性
     
3. セキュリティ対策
   • データ暗号化
   • アクセス制限・ユーザー認証
   • セキュリティ監視・ログ管理

導入後の管理・運用計画

オフィス機器の導入は購入で終わりではありません。効果的に活用し、長期的に満足度を維持するためには、導入後の管理・運用計画も重要です：

1. 使用ルールの策定
   • 使用権限の設定
   • 使用方法の標準化
   • コスト管理のための利用ルール
     
2. 定期的なメンテナンス計画
   • 予防的メンテナンスのスケジュール
   • 消耗品の管理方法
   • トラブル時の対応フロー
     
3. 利用状況の分析と最適化
   • 使用頻度や用途の分析
   • コスト削減のための運用改善
   • 新たなニーズの発見と対応

ベンダー・サービス提供企業の選び方

機器そのものだけでなく、それを提供する企業やサービスの選択も重要です：

1. サポート体制の充実度
   • 対応時間の長さ（24時間対応か、平日のみか）
   • サポート拠点の近さ
   • 技術者の質と数
     
2. 実績と信頼性
   • 業界での評判
   • 導入事例の豊富さ
   • 長期的な事業継続性
     
3. 提案力とコンサルティング能力
   • ニーズに合わせたカスタマイズ提案
   • コスト削減や効率化のアドバイス
   • 業界知識の深さ

MBE関内店のような地域密着型の企業は、きめ細かなサポートと迅速な対応が期待できます。特に中小企業にとっては、大手だけでなく、地元の信頼できるサービス提供企業も選択肢として検討する価値があります。

まとめ

複合機・コピー機選びは、ビジネスの効率化とコスト管理に大きく影響する重要な意思決定です。この記事で解説してきた内容を振り返り、最適な選択をするための指針をまとめます。

選び方の重要ポイント総括

1. 業務内容と印刷ニーズの把握
   • 月間印刷枚数を正確に計算し、それに適した性能の機種を選ぶ
   • 印刷する文書の種類（文字中心か、グラフィック中心か）を考慮する
   • カラー印刷の必要性と頻度を検討する
     
2. 必要機能の明確化
   • 基本機能（コピー、プリント、スキャン、FAX）の必要性を確認
   • クラウド連携やモバイル対応など、現代的な機能の必要性を検討
   • セキュリティ対策の重要度を評価する
     
3. 導入形態の選択
   • 購入、リース、レンタルのメリット・デメリットを比較
   • 初期費用と運用コストのバランスを検討
   • 保守サービスの内容と範囲を確認
     
4. メーカー・ベンダーの選定
   • 製品の信頼性と品質
   • サポート体制の充実度
   • 地域密着型のサービスの利点を検討

中小企業が複合機導入で失敗しないために

複合機導入は中小企業にとって大きな投資になることもあります。失敗を避けるために以下のポイントに注意しましょう：

1. オーバースペック機の導入を避ける
   • 実際の使用量に合った機種を選定する
   • 必要のない高機能モデルは避け、コスト効率を高める
   • 将来的な拡張性は考慮しつつも、現実的な選択をする
     
2. 総所有コスト（TCO）で比較する
   • 本体価格やリース料だけでなく、消耗品費や保守料も含めた総コストで比較
   • 印刷1枚あたりのコストを計算して比較
   • 電力消費量や省エネ性能も考慮する
     
3. 契約内容を細部まで確認する
   • リース契約の場合、契約期間や解約条件を詳細に確認
   • 保守契約の範囲（消耗品交換の有無、対応時間など）を明確にする
   • 追加料金が発生する条件を把握しておく
     
4. 試用や実機確認を行う
   • 可能であれば、実際に使用感を確認する
   • 操作性や印刷品質を実物で確認
   • 社内の主要ユーザーの意見も取り入れる

変化するビジネス環境と複合機の役割

働き方改革やデジタルトランスフォーメーション（DX）の進展により、複合機に求められる役割も変化しています。
最新のトレンドを把握し、将来を見据えた選択をしましょう：

1. ペーパーレス化との両立
   • ペーパーレス化を促進しながらも、必要な印刷業務を効率化
   • 紙文書のデジタル化を支援する高性能スキャン機能の活用
   • 文書管理システムとの連携
     
2. セキュリティ対策の強化
   • 情報漏洩リスクに対応するセキュリティ機能の重視
   • ユーザー認証や暗号化機能の活用
   • ログ管理とセキュリティ監視
     
3. テレワーク環境との連携
   • リモートからの印刷指示や文書アクセス
   • クラウドサービスとの連携強化
   • モバイルデバイスからの操作性

MBE関内店のサービス活用法

横浜市中区に位置するMBE関内店は、中古複合機の提供と自社サポート体制に強みを持っています。以下のようなニーズがある企業には、特に適したサービスと言えるでしょう：

1. コスト重視の企業
   • 品質の良い中古機器で初期コストを抑えたい
   • 自社のニーズに合った適切な機種選定を依頼したい
   • 長期的な運用コストの最適化を図りたい
     
2. 迅速なサポートを求める企業
   • トラブル時の素早い対応を重視する
   • 地域密着型のきめ細かなサービスを希望する
   • メーカーと自社のハイブリッドサポート体制を活用したい
     
3. ワンストップサービスを求める企業
   • 複合機だけでなく、ビジネスフォンや防犯カメラなど、オフィス機器全般の導入を検討
   • 設置工事からメンテナンスまで一貫したサービスを希望
   • 印刷サービスや私書箱サービスなど、多様なビジネスニーズに対応したい

最適な複合機・コピー機の選択は、業務効率の向上とコスト削減の両方に貢献します。この記事で紹介した選定ポイントを参考に、自社のニーズに最適な機種を選び、効果的に活用してください。質問や相談がある場合は、MBE関内店のような専門知識を持ったサービス提供企業に相談することをおすすめします。適切な複合機の導入により、より生産的でコスト効率の良いオフィス環境の実現をサポートします。

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