【横浜・法人向け】ビジネスフォンの便利機能ガイド

横浜で事業をされている企業の皆さん、会社のビジネスフォンをうまく活用できていますか？
多くのオフィスで当たり前のように置いてあるビジネスフォンですが、実は「電話をかける・受けるだけ」の使い方になっていることも多いんです。

実は、最近のビジネスフォンには、仕事の効率をぐんと上げたり、お客様対応をよりスムーズにしたりする便利な機能がたくさんついています。特に横浜のようなビジネス街では、素早い対応やコスト削減が企業の強みにつながります。例えば、内線で社内連絡をスムーズにしたり、転送機能で大事な電話を逃さないようにしたり、クラウドと連携して場所を選ばず仕事ができるようにしたり。いろいろなことができるんです。

この記事では、横浜の企業の皆さんに向けて、ビジネスフォンの便利な機能をわかりやすくご紹介します。基本的な機能から最新のクラウド連携まで、御社の困りごとの解決に役立つ情報をお伝えしますので、よろしければ日々の業務改善にお役立てください。

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内線機能で社内連絡を効率化

ビジネスフォンで一番基本となるのが「内線機能」です。社内での連絡コストを減らし、情報共有をスムーズにするこの機能。もう一度見直してみるだけで、会社全体の働きやすさが変わります。

内線通話って何？

内線通話とは、会社の中にある電話交換機（PBX）を通して、社内の電話機同士を直接つなぐ仕組みです。普通の電話回線を使わないので、受話器を上げて内線番号を押すだけで、すぐに相手と話せます。

各電話機には「101」「102」といった内線番号がついています。部署ごとや席ごとに番号を決めておけば、「経理部の〇〇さんに電話したい」という時も迷わず連絡できます。短縮ダイヤルを設定しておけば、ボタン一つで特定の部署や担当者を呼び出せるのも便利です。

この「すぐつながる」というのが内線の一番の良さです。メールやチャットも便利ですが、急ぎの確認や細かいニュアンスを伝えたい時は、やはり音声での会話が一番です。自分の席にいながら、別のフロアや部屋にいる社員ともすぐ話せるというのは、スピーディーな仕事に欠かせません。

何度かけても無料！

内線機能の一番のメリットは、なんと言っても「通話料がタダ」ということ！社内の電話機同士で話す分には、どれだけ長電話しても、何回かけ直しても、まったく料金がかかりません。

支店間連絡にも活用できるケース

最近では、VPN（専用のネットワーク回線）などの技術を使うことで、離れた拠点間でも内線通話ができるシステムが広まっています。これを「拠点間内線」と呼びます。

例えば、横浜の本社と東京の支店、あるいは川崎の工場といった離れた場所にある事業所間を、専用のネットワークで結びます。これにより、本社から支店への電話も、まるで同じオフィス内にいるかのように内線番号だけで呼び出すことができるようになります。

従来であれば、拠点間の連絡には外線通話（市外局番を使った通話）が必要であり、距離や時間に応じた通話料が発生していました。しかし、拠点間内線を導入すれば、これらの通話もすべて「内線扱い」となり、定額のネットワーク利用料のみで通話料が無料になります。

横浜エリアで多店舗展開をしている小売業や、複数の物流拠点を持つ企業様にとって、この機能は通信コストの大幅な削減につながります。また、顧客からの問い合わせを別の拠点の専門部署へスムーズに転送するといった運用も可能になり、組織としての一体感を高めることにも役立ちます。

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保留・転送・取次ぎで顧客対応を強化

お客様からの電話を最初に受ける時の対応は、会社の第一印象を決める大事なポイントです。ビジネスフォンの「保留」「転送」「取次ぎ」機能を上手に使えば、お客様を待たせることなく、スムーズに担当者へつなげます。これがお客様の満足度アップにつながるんです。

保留機能って？

「保留」は、電話中に一時的に相手との会話を止めて、こちらの声が聞こえないようにする機能です。保留ボタンを押すと相手には保留音が流れるので、その間に社内の担当者に確認を取ったり、別の電話機に移動したりできます。

基本的な機能ですが、ここでのポイントは「保留音の活用」と「パーク保留」です。通常の保留は、その電話機（または同じ回線ボタンを持つ電話機）でしか解除できませんが、「パーク保留」機能を使うと、保留した通話をシステム全体で共有することができます。

例えば、電話を受けた社員が「パーク1」に入れて保留し、社内放送や内線で「〇〇さん、パーク1に外線です」と伝えます。すると、指名された担当者は自席の電話機から「パーク1」のボタンを押すだけで、即座に通話を開始できます。これにより、電話の取次ぎのためにわざわざ担当者の席まで走ったり、大声で呼んだりする必要がなくなり、スマートなオフィス環境を維持できます。

担当者へのスムーズな転送

電話を受けた際、担当者が別のフロアにいたり、外出中であったりする場合に活躍するのが「転送機能」です。ビジネスフォンにおける転送には、大きく分けて「内線転送」と「外線転送」の2種類があります。

転送の種類	概要	活用シーン	メリット
内線転送	受けた電話を社内の別の内線番号へ回す機能	別フロアの担当者への取次ぎ、部署間連携	お客様は電話をかけ直す必要なく、スムーズに担当者と通話可能
外線転送	かかってきた電話を担当者の携帯電話や外部番号へ転送する機能	外出中の営業担当、テレワーク中の社員への取次ぎ	重要な商談電話を逃さずキャッチ、機会損失を防止

転送機能の運用方法

• 手動転送：受電者が操作して転送先を指定
• 自動転送：不在時に予め設定した番号へ自動的に転送

三者通話など応対品質を上げる応用機能

さらに高度な顧客対応を実現するために、「三者通話（会議通話）」機能があります。これは、お客様と自社の担当者、さらにもう一人の関係者（上司や技術担当者など）の3人で同時に会話ができる機能です。

例えば、担当者がお客様の質問に答えられない場合、保留にして詳しい社員に確認し、その内容をまたお客様に伝える、という伝言ゲームのような対応になりがちです。しかし、三者通話機能を使えば、詳しい社員をそのまま通話に参加させ、直接説明してもらうことができます。これにより、情報の正確性が保たれるだけでなく、迅速な問題解決が可能となり、お客様に「しっかり対応してもらえた」という安心感を与えることができます。

また、新人教育の場面でも活用できます。新人が対応している通話にベテラン社員がモニタリング（通話音声を聞くこと）で参加し、必要に応じてアドバイスを出したり、トラブルになりそうな場合に割って入ったりすることで、OJTとしての効果も期待できます。

着信振り分け・鳴り分け機能で業務を最適化

オフィスの電話が一斉に鳴り響く光景は活気がある一方で、誰が取るべきかわからず混乱を招く原因にもなります。「着信振り分け」や「鳴り分け」機能を活用することで、電話対応の役割分担を明確にし、業務効率を最適化することができます。

着信音で部署・重要度を識別

ビジネスフォンでは、かかってきた電話番号や回線ごとに、異なる着信音やランプの色を設定することができます。これを「鳴り分け」機能と言います。

回線の種類	着信音の例	対応内容	表示名称の例
一般問い合わせ（代表番号）	プルルル（通常音）	新規の問い合わせ対応	「代表」
取引先専用番号	ピリリリ（別の音）	既存顧客への丁寧な対応	「〇〇社専用」
緊急連絡用	警告音（特別な音）	最優先で対応	「緊急」
求人応募専用	カスタム音	採用担当が対応	「求人応募」

複数番号の管理を簡単にする仕組み

一つのオフィスで複数の事業を行っている場合や、部署ごとに直通番号を持っている場合、それぞれの回線を効率よく管理する必要があります。ビジネスフォンでは、複数の電話番号を一台の主装置で収容し、着信をコントロールする「ダイヤルイン」機能が利用できます。

ダイヤルイン機能を使えば、例えば「045-XXX-1111」にかかってきたら総務部の電話機だけを鳴らし、「045-XXX-2222」にかかってきたら営業部の電話機だけを鳴らす、といった設定が可能です。これにより、関係のない部署の電話が鳴って業務が中断されることを防ぎます。

また、特定の時間帯だけ着信先を変更することも可能です。営業時間中は全電話機を鳴らし、昼休みや定時後は自動音声ガイダンスに切り替えたり、警備室や当直の携帯電話へ転送したりするといった柔軟な運用が実現できます。これにより、限られた人員でも効率的に電話対応を行う体制が整います。

コールセンター運用での活用例

横浜でカスタマーサポートや受注センターなどを運営されている場合、簡易的なコールセンター機能（ACD機能：着信呼自動分配）を持つビジネスフォンが役立ちます。

この機能は、着信があった際に、オペレーターの中で「現在通話していない人」や「待ち時間が一番長い人」に優先的に電話を振り分ける仕組みです。これにより、特定の社員に電話対応が集中するのを防ぎ、業務負荷を平準化することができます。

さらに、「あふれ呼」対策も重要です。オペレーター全員が通話中の場合に、お客様に対して「ただいま電話が混み合っております。そのままお待ちいただくか、後ほどおかけ直しください」といった自動アナウンスを流し、待機させることができます。話し中のツーツー音で切断されるよりも、お客様のストレスを軽減し、機会損失を防ぐ効果があります。

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録音・迷惑電話ブロック・セキュリティ対策

ビジネスにおける電話対応では、「言った・言わない」のトラブル防止や、セキュリティリスクへの対策も欠かせません。最新のビジネスフォンには、こうしたリスクマネジメントを支援する機能が充実しています。

通話録音の自動化

「通話録音」は、顧客との会話内容を自動的に録音・保存する機能です。後から聞き返すことができるため、注文内容の聞き間違いや、ニュアンスの取り違えによるミスを未然に防ぐことができます。

活用シーン	効果・メリット	具体例
トラブル防止	「言った・言わない」のトラブルを回避	注文内容、納期、契約条件の確認
クレーム対応	事実関係を明確にし、適切な対応が可能	「そんな発注はしていない」といった主張への対応
社員教育	優秀な対応を「お手本」として活用	トークの間、声のトーン、切り返し方の学習
品質向上	自己の通話を客観的に振り返り	話し方の癖を修正、対応スキル向上
リスク管理	クレーム事例を組織全体で共有	組織のリスク対応能力を強化

迷惑電話ブロックや番号フィルタリング

業務を妨げる迷惑電話や勧誘電話への対策も、ビジネスフォンの重要な機能です。「迷惑電話ブロック」機能を使えば、一度登録した番号からの着信を自動的に拒否することができます。

着信拒否の設定をした相手には、「この電話はおつなぎできません」といったガイダンスを流したり、単に呼び出し音を鳴らさずに切断したりすることが可能です。これにより、社員が不要な電話に応対する時間を削減し、本来の業務に集中できる環境を守ります。

さらに、非通知着信の拒否設定や、特定の国番号からの着信をブロックする機能などもあり、近年増加している国際電話を使った詐欺や悪質なセールス電話に対するセキュリティ対策としても有効です。横浜の企業を狙った標的型攻撃への備えとして、通信機器レベルでのセキュリティ強化は必須と言えるでしょう。

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スマホ内線化・クラウド連携

働き方改革が進む中、場所を選ばずに仕事ができる環境整備が求められています。ビジネスフォンの世界でも、スマートフォンとの連携やクラウド化が進み、オフィスの電話機能をそのまま外へ持ち出せるようになっています。

スマホを内線化する仕組み

「スマホ内線化」とは、社員個人のスマートフォンや会社支給のスマホに専用アプリをインストールすることで、そのスマホをビジネスフォンの子機として利用できる機能です。

社内のWi-Fi環境下はもちろん、4G/5G回線を使って外出先でも内線通話が可能になります。これにより、外出中の社員に対して、内線番号をダイヤルするだけで無料で連絡が取れるようになります。また、スマホ側からも内線を使って社内の担当者を呼び出すことができ、コミュニケーションのスピードが格段に上がります。

外出先から会社番号で発着信

スマホ内線化の最大のメリットは、外出先からでも「会社の代表番号（045-XXX-XXXXなど）」で発信ができる点です。個人の携帯番号をお客様に教える必要がなく、プライバシーを守りながら業務を行うことができます。お客様にとっても、知らない携帯番号からの着信ではなく、見慣れた会社の番号からの電話であれば安心して出ることができます。

また、会社にかかってきた電話を、外出先のスマホで受けることも可能です。これまでは「担当者は外出しておりますので、折り返しさせます」と対応していたものが、その場で転送して直接つなぐことができるようになり、顧客をお待たせする時間がなくなります。これは営業機会の損失を防ぐ上で非常に大きな効果があります。

クラウドPBXによる働き方改善・BCP対策

これらの機能をさらに発展させたのが「クラウドPBX」です。従来のビジネスフォンはオフィス内に物理的な主装置（PBX）を設置する必要がありましたが、クラウドPBXではその機能をインターネット上のクラウドサーバーが担います。

まとめ

本記事では、ビジネスフォンが持つ多彩な便利機能について解説しました。主なポイントを以下にまとめます。

ビジネスフォンはただの電話機ではありません。会社のコミュニケーションを支える大事な道具です。こうした機能を上手に使えば、仕事の効率アップ、お客様満足度の向上、そして会社の競争力強化にもつながります。

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